Resumen
La tarea de gestión documental y archivo en la empresa, crucial para su funcionamiento y rentabilidad, ha modificado sus presupuestos, como en cualquier otro ámbito de actividad, dado que un porcentaje cada vez mayor de su actividad se traduce en documentación sin soporte papel (electrónica). Esta documentación, sin embargo, ha de convivir con documentación papel. Los métodos "tradicionales" para el tratamiento de la documentación de archivo han de ser adaptados a la gestión de la documentación electrónica. Este trabajo presenta un sistema "híbrido" para la Gestión de Documentos de Archivo que empleando como guía metodológica la norma ISO-15489, usando XML para definir los requerimientos funcionales, aplicando EAD para codificar las especificaciones metadata y utilizando ALFRESCO-RM, permite gestionar con eficiencia la documentación mixta (papel y electrónica) de una empresa, procurándole efectividad y, por lo tanto, rentabilidad en su funcionamiento.
Abstract
The task of document management and archiving in companies, crucial for its operation and profitability, has modified their budgets, as in any other field of activity, given that an increasing percentage of its activity results in documentation paperless (electronic). This documentation, however, has to live with paper documentation. The "traditional" methods for the treatment of archival documentation must be adapted to the management of the electronic documentation. This project introduces a "hybrid" system for Archive Records Management which using as a methodological guide the ISO-15489 standard, using XML to define the functional requirements, applying EAD to encode metadata specifications and using ALFRESCO-RM, allows to manage with efficiency mixed documents (paper and electronic) of a company, procuring effectiveness and, therefore, profitability in performance.