Resumen
Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, no puede obviar la gestión de "sus papeles". Actualmente, muchas de las transacciones que se realizan en el seno de la empresa son exclusivamente de carácter electrónico. La eficaz gestión documental y de archivo en la empresa, fundamental para su rentabilidad, ha de modificar sus presupuestos. Los sistemas tradicionales de tratamiento han de modificarse para que pueda darse una gestión integral de todo tipo de documentación generada y recibida por la empresa. Este trabajo presenta un modelo para la Gestión de Documentos de Archivo, que empleando como guía metodológica la norma ISO-15489, usando XML (eXtensible Markup Language) para definir los requerimientos funcionales, aplicando EAD (Encoded Archival Description) para codificar las especificaciones metadata y utilizando una plataforma de gestión documental y automatización de los procesos documentales como docQuijote (docQ), permite gestionar de forma integral la documentación mixta (papel y electrónica) de una empresa, procurándole efectividad y, por lo tanto, rentabilidad en su funcionamiento.
Abstract
The task of document management and archiving in companies, crucial for its operation and profitability, has modified their budgets, as in any other field of activity, given that an increasing percentage of its activity results in documentation paperless (electronic). This documentation, however, has to live with paper documentation. The "traditional" methods for the treatment of archival documentation must be adapted to the management of the electronic documentation. This project introduces an integral system for Archive Records Management which using as a methodological guide the ISO-15489 standard, using XML (eXtensible Markup Language) to define the functional requirements, applying EAD (Encoded Archival Description) to encode metadata specifications and using docQuijote ECM (docQ), allows to manage with efficiency mixed documents (paper and electronic) of a company, procuring effectiveness and, therefore, profitability in performance.